Vous êtes ici

Demande de subvention FSE

Les étapes essentielles

Dernière mise à jour : le 24 Novembre 2016
Si les prérequis à l’élaboration d’une demande de subvention FSE sont remplis, un dossier peut-être déposé auprès de l'autorité de gestion concernée. Il doit s’inscrire dans les priorités d’investissement du programme opérationnel national ou régional du FSE, être élaboré dans une réelle logique de projet et présenter des charges et des ressources éligibles selon les règles de gestion du FSE.

Adoption d’une logique de projet

Afin de penser les actions envisagées dans une logique de projet, la structure commence par établir un diagnostic de la situation économique, de l’emploi et des enjeux territoriaux, ainsi qu'un état des tendances d’évolution de la situation. Ces éléments permettront d’identifier une problématique à laquelle le projet se propose d’apporter des solutions. La structure pourra alors établir les objectifs de son projet, et proposer un plan d’actions ainsi que des indicateurs de réalisation et de résultats à suivre en continu*.
Il s’agit d’éléments préalables au montage de tout projet, et bien que cette démarche puisse parfois paraître fastidieuse, ces éléments seront demandés dans la phase de dépôt du dossier de demande de subvention.

*Concernant les projets pour lesquels il est possible d’identifier nominativement des participants, le suivi des informations sur les participants sera indispensable tout le long du projet. Pour plus d’information sur les indicateurs et le suivi des participants, voir la fiche technique : demande de subvention FSE.

Première estimation des charges

Après avoir élaboré le plan d’actions, il est important de bien identifier les charges directes du projet. Elles peuvent relever de différents postes de dépenses : les dépenses de personnel, les dépenses de prestation, les dépenses directes de fonctionnement et les dépenses liées aux participants. Les charges de structures indirectement liées à la mise en œuvre du projet ne doivent pas non plus être sous-estimées. Le cas échéant, le travail bénévole, les contributions des partenaires et les apports en nature pourront être valorisés en charges, mais aussi, et à part égale, en cofinancement.

Ces différents éléments constitueront le budget réel du projet. Il arrive toutefois que le budget éligible au FSE soit différent du budget réel, en raison de l’éligibilité de certaines dépenses ou de l’impact que pourront avoir les options de coûts simplifiés.

Les options de coûts simplifiés correspondent aux nouvelles modalités de calcul des dépenses éligibles au cofinancement d’un projet FSE, proposées par la Commission européenne. Le plus souvent, elles consistent en l’utilisation de taux forfaitaires pour le calcul des charges indirectes du projet, mais elles peuvent également servir au calcul de l’ensemble des dépenses du projet (hors dépenses de personnel) ou à élaborer un budget de projet sur la base d’unités dénombrables.

Identification des ressources financières

Après avoir défini les charges du projet, il faudra identifier ses financements. Il est possible de mobiliser des financements publics ou privés, voire de l’autofinancement, dès lors que ces cofinancements permettent de couvrir au moins 50 % des charges éligibles*. La subvention du FSE permettra d’équilibrer le plan de financement. Toutefois, étant donnés les exigences et les coûts de gestion de ce type de subvention, il est essentiel qu’elle représente un montant conséquent (certains services gestionnaires ont par exemple fixés des planchers d’intervention pouvant aller jusqu’à 50 000 € de FSE par an).

Il est également important que cette subvention représente une part conséquente des cofinancements. En effet, un cofinancement du FSE représentant 10 % des financements totaux fait peser un risque disproportionné sur les dépenses liées au projet qui seront toutes contrôlées. Dans cette hypothèse, il est conseillé de redéfinir le périmètre matériel et financier de son projet, afin d’augmenter la proportion du FSE dans les ressources mobilisées.

* Le taux de cofinancement du FSE peut atteindre 50 % du coût total éligible dans les régions les plus développées et 60 % dans les régions en transition.

Identification du programme opérationnel et du service gestionnaire

Dès que les grandes lignes du projet sont ébauchées, l’une des étapes-clés de la demande de subvention FSE est de vérifier son éligibilité matérielle. En effet, le FSE a vocation à soutenir des projets mis en œuvre dans le champ de l’emploi, de la formation professionnelle et de l’inclusion. Les projets n’ayant pas trait à ces différents thèmes ne pourront pas bénéficier d’un cofinancement.

Si le projet semble éligible à la structure, elle devra identifier et prendre contact avec le service gestionnaire en amont du dépôt du dossier, qu’il s’agisse du conseil régional, de la Direccte (Directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi), du conseil départemental ou du Plie. Ce dialogue avec le service gestionnaire permettra de vérifier avec lui les possibilités de cofinancement du FSE et de répondre aux différentes interrogations restant en suspens.