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Décryptage

Transition numérique : développer la culture numérique des entreprises de l’ESS

Dernière mise à jour : le 2 Juillet 2018
Comment permettre aux entreprises de l’ESS de se doter d’outils numériques ? Comment favoriser l’appropriation de ces outils pour renforcer leurs projets ? D’autant que ces outils sont en constante évolution et nécessitent régulièrement le développement de nouvelles compétences. Il s’agit d’un enjeu central qui pose également la question du rôle des entreprises de l’ESS dans l’accompagnement du numérique et son appropriation par tous les membres de la société pour éviter les « fractures numériques ».
Dans le secteur du non profit et social business, le retard du secteur en matière de digitalisation est fort et le challenge est considérable pour contribuer à la professionnalisation du secteur.  Pour y répondre : il faudra former les équipes, outiller, sensibiliser au numérique. Mais aussi inventer une nouvelle façon de travailler avec les publics qui eux même se digitalisent ; en offrant de nouveaux services ou renouvelant des pratiques sociales.
Simplon

Cet enjeu d’acculturation numérique se retrouve dans la perception qu’ont les entreprises de l’ESS, et notamment les associations, sur la manière dont le numérique peut s’intégrer à leurs pratiques ou à leurs projets. L’enquête menée par Solidatech en 2016 auprès d’associations révèle les différents usages du numérique :

  • Gérer les activités de l’association (94 % des répondants)
  • Communiquer vers l’externe (84 % des répondants)
  • Communiquer vers l’interne (82 % des répondants)
  • Développer des projets avec des bénéficiaires / usagers (56 % des répondants)
  • Suivre et évaluer les projets et activités (52 % des répondants)
  • Former les adhérents, bénévoles ou bénéficiaires (43 % des répondants)

Malgré l’impact positif du numérique perçu par la majorité des entreprises de l’ESS, son adoption demeure freinée par différents obstacles et, en particulier, le manque de temps pour mettre en place et utiliser les outils numériques ainsi que le manque de savoir-faire nécessaire pour une utilisation optimale des outils.

Analyser son rapport au numérique

Pour aider les structures à saisir les opportunités du numérique et à engager leur transition numérique (que ce soit dans les solutions qu’elles proposent ou pour optimiser leur organisation), certains préconisent de réaliser un auto-diagnostic numérique pour aider les dirigeants à prendre conscience du niveau de transformation digitale de leur structure. C’est le cas de l’Association française pour le nommage Internet en coopération (AFNIC) qui propose une évaluation en 15 minutes sur le site www.reussiravecleweb.fr et qui permet au dirigeant, à l’issue du test, de découvrir son profil et des recommandations personnalisées pour sa stratégie de digitalisation.

Plusieurs guides ou rapports ont pour but de mettre en avant les outils numériques que les entreprises de l’ESS peuvent utiliser pour gérer leurs activités, communiquer ou développer de nouveaux projets Néanmoins, 49 % des associations interrogées par Solidatech soulignent toujours que pour tirer le meilleur parti du numérique, elles auraient besoin de mieux connaître les outils. 

Enquête Opinion des Responsables associatifs - 2016
Enquête Opinion des Responsables associatifs - 2016

S’approprier les outils numériques

► Pour piloter l’activité

Le numérique a pour avantage de faciliter la gestion de l’activité quotidienne des structures. S’il est bien utilisé, il est synonyme de simplification des processus, de gain de temps, de travail collaboratif.

Par exemple, les deux tiers des associations tiennent aujourd’hui leur comptabilité sur informatique. Plusieurs outils ont été développés pour faciliter cette gestion ; c’est le cas d’AssoConnect qui propose de regrouper sur une même plateforme plusieurs fonctionnalités dont la tenue des comptes ( réalisation de son site en ligne, référencement, dons en ligne, émission de reçus fiscaux, suivi des donateurs, etc.).

Par ailleurs, les technologies numériques peuvent permettre d’assurer une gestion de projet dans des conditions de qualité et de coût optimales. Les outils de gestion sont ainsi utilisés par 51 % des associations en 2016. On peut citer les agendas partagés, les outils de gestion de tâches comme Trello ou les Groupware parmi les outils les plus utilisés.

Les outils de gestion de la relation clients (GRC) permettent également de bien gérer la base prospects et clients de la structure. Ils permettent de catégoriser la base de façon à mieux cibler les clients et prospects et décliner les actions en phase avec leurs besoins. Il en va de même pour les fournisseurs dont les données doivent être structurées et optimisées. L’initiative gouvernementale transition-numerique.fr met en lumière ces outils et propose les accompagnements possibles pour leur implémentation, notamment via les conseils régionaux.

La dématérialisation des factures devient une obligation avec un échéancier variable selon la taille des entreprises. Outre cet aspect légal, la dématérialisation permet des gains mutuels pour les entreprises et les administrations : réduction des coûts, diminution de l’empreinte carbone, etc.

En termes de ressources humaines et de gestion des compétences en interne, les formations en ligne (tutoriels, MOOC) restent peu répandus (8 % des associations les utilisaient en 2016) mais elles arrivent en tête, pour ce qui est des projets d’utilisation pour demain. Cela montre tout l’intérêt que portent aujourd’hui les acteurs associatifs, les dirigeants, les bénévoles aux compétences à acquérir ou à transmettre pour une plus grande utilité de leurs actions.

► Pour communiquer vers l’interne

La communication interne a un rôle important à jouer dans le partage du projet social et solidaire si l’on souhaite que chaque salarié et/ou chaque membre puisse y trouver sa place. Le numérique permet entre autres : de communiquer à une cible élargie, de garder une trace des échanges, d’avoir une réponse rapidement et de s’assurer que tout est lu. Parmi les outils les plus utilisés, on peut citer les listes de diffusion, les forums, les outils de discussion instantanée, la visioconférence.

Par ailleurs, les outils numériques permettent de répondre aux problématiques suivantes : travailler à distance en direct sur des documents, faciliter le travail et le partage d’information entre les réunions. Aujourd’hui, 43% des associations utilisent des outils collaboratifs qui permettent de travailler à plusieurs plus facilement. 30 % d’entre elles utilisent des plateformes de sauvegarde des documents.

A noter : les outils collaboratifs s'appuient sur des grandes entreprises américaines dont les valeurs peuvent entrer en contradiction avec celles de l’ESS. En réaction, se créent des logiciels libres, dont le potentiel de développement est important puisque 40 % des responsables associatifs utilisent des logiciels libres et 35 % envisagent de les utiliser à l’avenir.

► Pour communiquer vers l’externe

Le numérique, et en particulier le web, est un élément central de la stratégie de communication des organisations aujourd’hui et les entreprises de l’ESS n’y échappent pas. Selon l’enquête « Opinion des Responsables Associatifs » menée en 2016 par Recherches & Solidarités, 73 % des associations possèdent un site internet. Dans 62 % des cas, cette présence s’exprime aussi sur les réseaux sociaux. Il existe plusieurs solutions numériques qui facilitent cette présence en ligne comme les outils de veille, planification / automatisation des publications, analyse des réseaux sociaux. La newsletter et le blog sont d’usages moins fréquents pour communiquer avec les adhérents ou le grand public. Leur intérêt est variable selon l’activité de l’association.

Les dons en ligne sont également un autre levier pour communiquer auprès du grand public. Ces derniers sont assez peu répandus (13 % des associations ont recours au don en ligne sur leur site internet ou sur une plateforme dédiée). Parmi les hypothèses, on note le manque de temps ou de budget, ou encore la méconnaissance de solutions parfois récentes. Néanmoins, le potentiel de développement est fort (41 % des associations déclarent qu’elles pourraient l’utiliser demain) et suscite de plus en plus d’espoir auprès de nombreuses associations dans un contexte de raréfaction des financements.

Enfin, l’usage de plus en plus diversifié des applications smartphone, aussi bien pour mobiliser ou communiquer laisse entrevoir des pistes de développement intéressantes pour demain aux yeux de 39 % des responsables d’associations, alors qu’ils ne sont que 9 % à les utiliser aujourd’hui. 

► Accéder à des nouveaux modes de financement

Outre la possibilité de recourir aux dons en ligne, le numérique a créé de nouveaux modes de financement. On pense ainsi au financement participatif ou crowdfunding. Des plateformes dédiées aux entreprises de l’ESS ont été développées, comme HelloAsso, et de plus en plus de structures les utilisent. Il s’agit d’un moyen intéressant pour diversifier ses sources de financement. Néanmoins, un accompagnement est indispensable pour mener à bien une campagne. 22 % des associations estiment qu’elles auraient besoin de conseils en financement participatif lors d’un accompagnement personnalisé.

Au-delà du crowdfunding, d’autres technologies existent pour faciliter les dons : en ligne sur les sites internet des associations, micro-dons en caisse, par SMS ou encore sur des bornes sans contact. Des moyens plus ou moins innovants qui permettent aux structures de toucher différents types de donateurs et de favoriser le don ponctuel.