Qu’est-ce qu’une bonne diffusion de l’information ?
Rendre consultables des documents sur un serveur ou un site internet est un bon début, mais cela ne suffit pas. Travailler l’accès à l’information est essentiel. Pour être utiles, les documents doivent être ordonnés, facilement disponibles, lisibles et appropriables par le plus grand nombre.
Au-delà de cette mise à disposition, il est recommandé d’envoyer des informations régulièrement à ses parties prenantes (salariés, partenaires, sociétaires, clients particuliers, sympathisants, etc.), selon des canaux de communication et avec des outils adaptés aux destinataires.
Pour faciliter le dialogue avec et entre ses sociétaires, Enercoop a par exemple fait le choix de mettre en place une plateforme, Le Village, et d’organiser régulièrement des évènements (débats, rencontres, ateliers, etc.). Il n’est en revanche pas toujours nécessaire (ni souhaitable !) de déployer une plateforme : pour les jeunes structures, il vaut mieux utiliser des outils déjà existants, peu coûteux, que ses parties prenantes utilisent régulièrement (réseaux sociaux, mails, newsletters, etc.).
Attention, rien ne sert de noyer les membres, collaborateurs et partenaires sous un flot d’informations ! Pour une communication efficace, il est important de hiérarchiser et de prioriser les informations en fonction des destinataires, afin de ne leur envoyer que les plus pertinentes.
Stimuler l’intelligence collective et l’engagement
Pour partager plus largement des informations et des documents, il est possible de mettre en place des plateformes en libre accès de type « wiki ». Celles-ci permettent d’ailleurs bien plus que de partager des informations : elles donnent la possibilité à de larges collectifs de contribuer activement aux travaux de l’organisation et de collaborer, ce qui est tout particulièrement intéressant pour les organisations qui souhaitent ouvrir leur connaissance au grand public, animer de larges communauté ou co-construire des « biens communs ».
C’est par exemple le cas de la plateforme La Fabrique des Mobilités, animée par l’association FabMob, qui permet à des centaines de citoyens, d’entrepreneurs et d’industriels d’élaborer ensemble des solutions innovantes de mobilité durable.
Partager l’information revient aussi à créer les conditions pour que chacun soit force de proposition et garant de l’intérêt collectif. Dans le pilotage quotidien de l’organisation, un bon accès à l’information pour les collaborateurs favorise la remontée d’informations du terrain, la formulation de solutions ou encore l’anticipation de blocages.
Elle permet également aux managers de tester des idées auprès de leurs collaborateurs, comme chez Alenvi où un “comité de pilotage partagé” rassemble un coach (manager), un référent volontaire de chaque équipe autogérée d’auxiliaires de vie et un fondateur.
Partager régulièrement des évaluations de l’impact de l’organisation et les mettre en débat permet aussi d’associer le plus grand nombre à l'amélioration continue du projet collectif.
Comme l’indique les chiffres du Baromètre de la Qualité de vie au Travail dans l’ESS, réalisé par Chorum, des collaborateurs qui reçoivent des informations claires et suffisantes sur les changements en cours dans leurs organisations se sentent plus épanouis.
Développer une culture du feedback bienveillant
La peur d’assumer les imperfections et les échecs constitue parfois un frein à la bonne circulation de l’information. Face à cela, la mise en place d’une culture de feedback régulier au sein de l’organisation permet de fluidifier les échanges et favoriser le dialogue en confiance. De même, les personnes en situation de responsabilité peuvent veiller à nourrir des relations authentiques avec leurs équipes de sorte à pouvoir demander conseil ou partager leurs doutes pour recueillir l’avis de leurs collègues, loin de la posture du dirigeant capable de tout maîtriser.
Article réalisé par l’Avise, en partenariat avec Démocratie Ouverte.
