Organisation administrative et financière

Des garanties sont demandées au porteur de projet sur les modalités de suivi administratif et financier. Cela implique notamment de disposer d’une comptabilité analytique de projet ou d’être en capacité de réaliser un suivi extracomptable permettant aux gestionnaires des fonds d’identifier facilement, dans la comptabilité de la structure, les charges et les produits liés au projet.
En parallèle de cette organisation comptable, la structure doit anticiper le suivi administratif du projet, qu’il s’agisse du suivi de ses factures (en lien avec la réalisation du projet), de sa capacité à gérer des volumes importants d’archives dématérialisées ou de suivre de manière fine le temps de travail des salariés contribuant à la mise en œuvre du projet.

Situation financière de la structure

Les subventions du Fonds social européen n’interviennent qu’en remboursement de dépenses justifiées et acquittées. Le porteur de projet devra donc avancer plusieurs mois de trésorerie pour mettre en œuvre son projet. L’élaboration d’un plan de trésorerie est un gage de sécurité et permettra, le cas échéant, de rechercher des solutions auprès de partenaires financiers. Mais cela implique également que la structure dispose de fonds propres permettant d’assumer ces délais de paiement qui peuvent atteindre parfois plusieurs années après le démarrage du projet.

Implication de l’ensemble de la structure

Il est primordial que l’ensemble de la structure soit partie prenante de la vie du projet dont les différentes étapes représentent une charge de travail souvent conséquente. Cela implique de mobiliser la gouvernance de la structure dans l’élaboration du projet, mais aussi dans le suivi des réalisations. Il est également important de rechercher l’adhésion de l’équipe au projet afin que chacun puisse se saisir de ses enjeux. En effet, la mise en œuvre d’un projet européen a bien souvent des impacts directs sur les salariés d’une structure. Ceux qui y participeront seront notamment amenés à réaliser en continu un suivi de leur temps consacré à sa mise en œuvre. Ce travail sera d’autant plus facilement réalisé que sa finalité est bien comprise.
Enfin, les rôles et les responsabilités de chacun doivent être répartis à l’avance, et les outils de suivi établis en amont de la mise en œuvre du projet. Cela facilitera grandement les travaux de restitution auprès du service gestionnaire.